Kaip efektyviai organizuoti darbo užduotis Mažeikių verslininkams: praktinis vadovas produktyvumui didinti

Read Time:8 Minute, 36 Second

Kodėl organizacija – tai ne tik tvarkingumas, bet ir pinigai

Žinot, kai pradėjau savo verslą Mažeikiuose prieš kelerius metus, maniau, kad svarbiausia – turėti gerą idėją ir dirbti kietai. Ir iš dalies tai tiesa. Bet greitai supratau, kad galiu dirbti po 12 valandų per dieną ir vis tiek jaustis, lyg nieko nepadaręs. Užduotys krisdavo ant galvos kaip sniegas, el. laiškai laukė atsakymų savaitėmis, o svarbūs skambučiai klientams kartais tiesiog išgaruodavo iš galvos.

Problema nebuvo tame, kad per mažai dirbau. Problema buvo tame, kad neturėjau jokios sistemos. Ir tai, ką pastebėjau bendraudamas su kitais Mažeikių verslininkais – daugelis mūsų kovojame su ta pačia problema. Mes puikiai išmanome savo verslą, bet niekas mūsų nemokė, kaip efektyviai organizuoti darbo užduotis.

Taigi, šis straipsnis – tai ne kokia nors teorinė paskaita iš vadybos vadovėlio. Tai praktiniai dalykai, kurie man padėjo, ir tikiu, kad padės ir jums.

Mano didžiausia klaida: bandymas viską laikyti galvoje

Prisipažinsiu atvirai – aš buvau tas žmogus, kuris sakydavo „aš viską atsimenu, man nereikia rašyti”. Ir žinot ką? Tai buvo didžiulė nesąmonė. Mūsų smegenys nėra sukurtos laikyti dešimtis smulkių užduočių vienu metu. Jos sukurtos spręsti problemas ir kurti, o ne būti gyvu užrašų bloknu.

Pirmasis žingsnis, kurį padariau – pradėjau viską užsirašinėti. Ir ne ant atsitiktinių lapelių, kurie vėliau dingsta stalčiuose. Pradėjau naudoti paprastą sistemą: viena vieta visoms užduotims. Pradžioje tai buvo paprasta užrašų knygelė, vėliau perėjau prie skaitmeninių įrankių.

Štai ką pastebėjau: kai užrašai užduotį, tavo galva automatiškai atlaisvėja. Nebereikia nuolat kartoti sau „nepamiršk paskambinti Petrui”, „reikia užsakyti medžiagas”, „penktadienį susitikimas”. Viskas užrašyta, viskas saugioje vietoje.

Kaip aš skirstau užduotis: ne visos užduotys yra vienodos

Vienas dalykas, kurio ilgai nesupratau – ne visos užduotys yra vienodai svarbios. Skamba akivaizdžiai, tiesa? Bet praktikoje dažnai elgiamės taip, lyg viskas būtų vienodai skubu ir svarbu.

Aš naudoju labai paprastą sistemą, kurią galite pritaikyti ir jūs:

Skubios ir svarbios – tai užduotys, kurias reikia daryti dabar. Pavyzdžiui, klientas skambina dėl problemos, kuri stabdo jo darbą. Arba reikia sumokėti sąskaitą, kad neatjungtų elektros. Tokių užduočių turėtų būti nedaug, jei jūsų verslas organizuotas normaliai.

Svarbios, bet ne skubios – čia yra aukso gysla. Tai užduotys, kurios tikrai padės jūsų verslui augti, bet jos neturi griežto termino. Pavyzdžiui, susisiekti su potencialiais naujais klientais, patobulinti savo paslaugų aprašymus, investuoti į darbuotojų mokymą. Problema ta, kad šias užduotis lengviausia atidėlioti, nes jos nekelia streso. Bet būtent jos lemia, ar jūsų verslas augs, ar stovės vietoje.

Skubios, bet ne svarbios – tai įvairios smulkmenos, kurios reikalauja dėmesio dabar, bet iš tikrųjų nelabai prisideda prie jūsų tikslų. Dažnai tai būna kitų žmonių prioritetai, kurie tampa jūsų problemomis. Mokykitės šias užduotis delegavoti arba atidėti.

Nei skubios, nei svarbios – tiesiog ištrinkite jas iš sąrašo. Rimtai. Jei kažkas nei svarbu, nei skubu, kam tai daryti?

Mano ryto rutina: kaip pradėti dieną nepanikuojant

Anksčiau mano rytas atrodė taip: atsikeliu, patikrinu telefoną dar lovoje, pamačiau krūvą žinučių ir el. laiškų, ir jau jaučiuosi pavargęs prieš net atsikeldamas. Pradėdavau dieną reaguodamas į kitų žmonių poreikius, o ne planuodamas savo.

Dabar viskas kitaip. Ir tai pakeitė viską.

Pirmiausia – nežiūriu į telefoną bent 30 minučių po pabudimo. Žinau, skamba sunkiai, bet pamėginkite. Tie el. laiškai ir žinutės palauks. Jei kas nors tikrai skubu, žmonės paskambins.

Vietoj to, pirmą pusvalandį skiriu sau. Išgeriu kavos ramiai, gal paskaitau kažką įdomaus (ne naujienas, kurios tik gadina nuotaiką). Ir tada, prieš pradėdamas bet kokį darbą, praleižiu 10-15 minučių planuodamas dieną.

Štai kaip aš tai darau:

Pažiūriu į savo užduočių sąrašą ir išsirinkiu 3 pagrindines užduotis dienai. Ne 10, ne 20 – tris. Tai tos užduotys, kurias padaręs jausiuosi, kad diena buvo produktyvi, net jei niekas kitas nepavyktų. Paprastai bent viena iš jų yra iš „svarbių, bet ne skubių” kategorijos.

Po to pažiūriu, kokius susitikimus ar skambučius turiu suplanuotus, ir pagalvoju, kada galėsiu dirbti prie tų trijų pagrindinių užduočių. Ir čia svarbu – blokuoju laiką kalendoriuje šioms užduotims, lyg tai būtų susitikimai su klientais. Nes iš tikrųjų tai yra susitikimai su pačiu savimi ir savo verslo tikslais.

Įrankiai, kurie tikrai veikia (ir kurie tik gadina laiką)

Gerai, dabar apie praktinius dalykus. Yra milijonai programų ir aplikacijų, kurios žada padaryti jus super produktyviais. Aš jų išbandžiau daugybę, ir štai ką supratau: paprasčiausia sistema, kurią tikrai naudosi, yra geresnė už tobulą sistemą, kurią naudosi retkarčiais.

Man asmeniškai veikia tokia kombinacija:

Google Calendar – visiems susitikimams ir laiko blokams. Nieko fancy, bet veikia puikiai. Svarbu, kad jį sinchronizuoju su telefonu, tai visada žinau, kur turiu būti ir kada.

Trello arba Notion – užduočių valdymui. Trello yra paprastesnis, Notion – galingesnis, bet reikalauja daugiau laiko išmokti. Pradėkite su Trello, jei nesate tikri. Pagrindinis dalykas – turėti vieną vietą, kur matote visas savo užduotis.

Paprasta užrašų knygelė – taip, fizinė. Laikau ją ant stalo ir užsirašau greitai mintis, kurias vėliau perkeliu į skaitmeninę sistemą. Kartais tiesiog greičiau užrašyti ranka nei atidaryti aplikaciją.

Ko NEREKOMENDUOJU: bandyti naudoti 10 skirtingų aplikacijų vienu metu. Tada praleisi daugiau laiko tvarkydamas sistemas nei dirbdamas. Pasirinkite 2-3 įrankius ir laikykitės jų.

Delegavimas: kodėl aš taip ilgai to vengiau

Čia bus skausminga tema daugeliui Mažeikių verslininkų, nes mes dažnai esame įpratę viską daryti patys. „Jei nori, kad būtų gerai padaryta, daryk pats” – girdėjote šitą, tiesa? Na, tai yra puikus būdas užtikrinti, kad jūsų verslas niekada neaugs už tam tikrų ribų.

Man prireikė kelių metų suprasti, kad mano laikas turi vertę. Jei aš gaištu valandą darydamas kažką, ką galėtų padaryti kitas žmogus už 10-15 eurų per valandą, o aš tuo metu galėčiau uždirbti ar sukurti vertės už 50 eurų – tai yra prastas verslas.

Bet delegavimas nėra tik apie pinigus. Tai apie tai, kad jūs galite sutelkti dėmesį į tai, ką darote geriausiai. Jei esate puikus pardavėjas, bet nekenčiate buhalterijos – gal laikas rasti buhalterį? Jei jums sekasi strategija ir planavimas, bet administraciniai darbai žudo jūsų energiją – gal reikia asistento?

Pradėkite mažai. Nebūtina iš karto samdyti pilną etatą. Yra daug žmonių, kurie dirba kaip freelanceriai ar dalį etato. Pabandykite perduoti vieną ar dve užduotis, kurios jums kelia mažiausiai džiaugsmo, ir pažiūrėkite, kaip jaučiatės.

Ir dar vienas dalykas – mokykite žmones tinkamai. Taip, pradžioje prireiks laiko paaiškinti, kaip norite, kad būtų daroma. Bet jei gerai išmokysit, vėliau sutaupysit dešimtis valandų.

Kaip kovoti su nuolatiniais trukdžiais

Viena didžiausių produktyvumo žudikių – nuolatiniai trukdžiai. Telefono skambučiai, žinutės, el. laiškai, darbuotojai, kurie užeina „tik vieną minutėlę paklaust” (kuri virsta 20 minučių). Ir štai problema – kai jus kas nors pertraukia, reikia vidutiniškai 23 minučių grįžti į tą pačią koncentracijos būseną.

Tai ką daryti? Negalite gi tiesiog išjungti telefono ir ignoruoti visus, ypač jei turite verslą.

Štai kas man padeda:

Nustatykite „gilaus darbo” laiką. Tai 2-3 valandų blokai, kai jūs tikrai koncentruojatės į svarbias užduotis. Šiuo metu telefone įjungiu „netrukdyti” režimą (išskyrus skambučius iš kelių svarbiausių žmonių), uždarau el. paštą, ir darau tai, ką turiu daryti. Jei turite ofisą ar darbuotojus, pasakykite jiems, kad šiuo metu jus galima trukdyti tik tikrai skubiais dalykais.

Patikrinkite el. paštą nustatytais laikais. Vietoj to, kad laikytumėte el. paštą atidarytą visą dieną ir reaguotumėte į kiekvieną laišką iš karto, nustatykite 2-3 laikus per dieną, kada tikrinsite el. paštą. Pavyzdžiui, 10 val., 14 val., ir 17 val. Dauguma dalykų gali palaukti kelias valandas.

Išmokite sakyti „ne” arba „vėliau”. Kai kas nors užeina „tik vieną minutėlę”, nebijokite pasakyti: „Dabar esu užsiėmęs svarbiu projektu. Ar galime pasikalbėti 14 val.?” Dauguma dalykų nėra tokie skubūs, kaip žmonės mano.

Kas veikia man, bet gal neveiks jums – ir tai normalu

Žinot, ką supratau per šiuos metus? Nėra vienos tobulos sistemos, kuri tiktų visiems. Aš esu ryto žmogus – man produktyviausias laikas yra nuo 7 iki 11 val. Todėl svarbiausias užduotis darau būtent šiuo metu. Bet jei jūs esate „pelėda” ir jūsų smegenys įsijungia vakare – pritaikykite sistemą sau.

Kai kurie žmonės mėgsta labai detalizuotus planus, kur kiekviena 15 minučių yra suplanuota. Man tai per daug – jaučiuosi suvaržytas. Man geriau veikia bendresnis planas su lanksčiomis zonomis. Išbandykite skirtingus būdus ir raskite tai, kas veikia jums.

Vienintelis dalykas, kuris veikia visiems – tai turėti bent kokią nors sistemą. Net prasta sistema yra geresnė už jokios sistemos neturėjimą.

Ir dar vienas dalykas – būkite kantrūs sau. Kai pradėjau diegti šias sistemas, pirmąsias kelias savaites buvo sunku. Norėjosi grįžti prie senų įpročių. Bet po mėnesio tai tapo natūralu. Po trijų mėnesių negalėjau įsivaizduoti, kaip dirbau be šito anksčiau.

Kai viskas vis tiek griūva: kaip susitvarkyti su chaoso dienomis

Būkime sąžiningi – bus dienų, kai jūsų puiki sistema eis velniop. Netikėtos problemos, krizės, ligos, šeimos reikalai. Tai normalu. Verslas – tai ne sterili laboratorija, tai gyvenimas.

Kai tokia diena ateina (o ji ateis), nemuškite savęs. Vietoj to:

Padarykite greitą triažą. Kas tikrai turi būti padaryta šiandien? Ne kas turėjo būti padaryta pagal jūsų planą, bet kas tikrai negali laukti. Paprastai tai yra 1-2 dalykai, ne 10.

Komunikuokite. Jei negalite kažko padaryti laiku, pasakykite žmonėms iš anksto. Klientai, partneriai, darbuotojai – visi supranta, kad kartais būna sunkių dienų. Kas tikrai erzina žmones – tai tyla ir neapibrėžtumas.

Grįžkite prie sistemos rytoj. Viena chaotiška diena – tai ne katastrofa. Problema kyla, kai viena chaotiška diena virsta savaitė, paskui mėnuo. Kitą dieną, net jei nepadarėte nieko iš to, ką planavote, pradėkite iš naujo. Peržiūrėkite savo užduotis, perplanuokite, ir judėkite toliau.

Produktyvumas kaip kelionė, ne tikslas

Žinot, kas juokinga? Kai pradėjau rašyti šį straipsnį, galvojau, kad papasakosiu jums tobulą formulę produktyvumui. Bet rašydamas supratau, kad tokios formulės nėra. Yra tik nuolatinis tobulėjimas, eksperimentavimas, ir prisitaikymas.

Mano verslas Mažeikiuose dabar veikia daug sklandžiau nei prieš kelerius metus. Ne todėl, kad radau kokią nors stebuklą, bet todėl, kad pamažu, po truputį, pradėjau organizuoti savo darbą geriau. Pradėjau užsirašinėti užduotis. Išmokau skirti svarbų nuo skubaus. Pradėjau planuoti savo dienas. Išmokau delegavimo. Ir svarbiausia – išmokau būti kantrus sau, kai viskas ne pagal planą.

Jei esate Mažeikių verslininkas (ar bet kuris kitas verslininkas), kuris jaučiasi paskendęs užduotyse, pradėkite nuo mažo. Nebandykite pakeisti visko per naktį. Pasirinkite vieną dalyką iš šio straipsnio – gal pradėsite užsirašinėti visas užduotis, gal nustatysite tris pagrindines užduotis kiekvienai dienai, gal blokuosite „gilaus darbo” laiką savo kalendoriuje. Pradėkite nuo to, kas atrodo lengviausia, ir darykite tai dvi savaites.

Paskui pridėkite dar vieną dalyką. Ir dar vieną. Per kelis mėnesius pastebėsite, kad jūsų dienos tampa ramesnės, jūs padarote daugiau svarbių dalykų, ir – kas svarbiausia – jaučiatės geriau. Nes produktyvumas iš tikrųjų nėra apie tai, kad dirbtumėte daugiau valandų. Tai apie tai, kad dirbtumėte protingiau, ir turėtumėte daugiau laiko tam, kas tikrai svarbu – tiek versle, tiek gyvenime.

Sėkmės jums organizuojant savo užduotis. Ir atminkite – mes visi vis dar mokomės. Aš tikrai dar nesu tobulas, ir greičiausiai niekada nebūsiu. Bet esu daug geresnis nei buvau prieš metus. Ir tai vienintelis dalykas, kuris iš tikrųjų svarbu.